Работа с база от данни

Нови знания

РАБОТА С БАЗИ ОТ ДАННИ


В Excel могат да се създават и друг вид таблици – база данни.

Предназначението им е не толкова с тях да се правят изчисления, а да съхраняват в еднороден вид голям обем информация.

Създаването на БД прилича на създаването на обикновена таблица. Първо се въвежда ред със заглавията на колоните. На следващите редове се въвеждат съответните данни.

Всяка колона съдържа един и същ вид информация за различните обекти в БД колонките се наричат полета, а редовете – записи.

  1. Създаване на форма за данни.

За да се създаде форма за данни в нова БД е необходимо да въведете реда със заглавията на колоните и един ред с примерни данни /т.е. един запис/. След това форматирайте всяко от полетата в записа така, както искате да са форматирани всички следващи записи в БД. Накрая трябва да изберете една от клетките в тези два реда и да извикате командата Data / Form от главното меню.

  • Excel анализира въведеното от вас в реда с имената и първия запис и показва на екрана формата с данни за тази БД, като имената на полетата са вляво, а вдясно от тях има текстови полета с данните от първия запис. С бутоните вдясно се добавят, изтриват и търсят записи в БД.

  • Точно над бутона New е показан номерът на записа, следван от думата “of” и общия брой записи в БД.

! Ако не форматирате клетките от реда с имената на полетата или реда с примерния запис /с формат различен от този, който Excel предлага по подразбиране за всички клетки/, няма да е възможно автоматично да се определи кой ред съдържа имената на полетата и кои – записа, когато извикате командата Data / Form. В този случай Excel ще изведе съобщение, в което казва, че не може да определи реда, съдържащ имената на полетата. Ако искате за имена да се използват клетките от първия ред, натиснете ОК или Enter.

За да не се налага да се занимавате със това съобщение, форматирайте някои от двата реда по начин, различен от стандартния. Съобщението за грешка може да се избегне и чрез смяна на шрифта или размера на буквите в клетките с имената на полетата.


  1. Добавяне на записи.

След като сте създали форма за данни, можете да я използвате, за да въведете останалите записи в БД. Това става като натиснете бутона New. Excel изчиства полетата във формата, а в горния десен ъгъл се появява надписът New Record /нов запис/.

! Не натискайте Enter, за да преминете към следващото поле на записа! Вместо това, ако натиснете Enter, към БД ще се добави нов запис.

Ако при въвеждането сте допуснали грешка в поле, което вече сте подминали, натиснете Shift+Tab, за да се върнете обратно.

Когато въвеждате данни в някое поле, можете да копирате данните от същото поле на предишния запис с натискане на Ctrl+”. Тази възможност може да се използва за въвеждане на повтарящи се данни в полетата. Когато въвеждате дати, използвайте един и същ формат, който Excel разпознава.

В случаите с числа, които имат значещи начални нули, използвайте апостроф /`/ пред първата нула. Това указва на Excel да третира числото като текстов етикет, но самият той не се извежда в БД /вижда се само в лентата с формули/, когато е избрана такава клетка.

След като въведете цялата информация за записа, натиснете , Enter или бутона New. Excel въведения запис в последния ред на базата данни и отваря празна форма, в която може да се въвежда следващия запис.


Други реферати:
Мед и неговото приложение в медицината
Методи за разреждане и обогатяване
Молекулни спректрални методи. Спректрофотометрични методи за анализ – същност, предимства и недостатъци
Наркотици
Наркотици и опиати


Изтегли реферата



Наркотици и опиати - Facebook Image
Сайтът се поддържа от DH Studio | pomagalo1.com © 2012 | Общи условия